Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Od 1 lutego 2026 r. zaczyna obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF) – rozwiązanie, które zmienia sposób wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w Polsce. Nowe zasady dotyczą wszystkich przedsiębiorców – również tych, którzy nie wystawiają faktur w KSeF, ale otrzymują je od swoich kontrahentów. To nie tylko zmiana technologiczna. To zmiana organizacyjna, która wymaga przygotowania procesów, systemów i uprawnień w firmie.
Co oznacza KSeF dla Twojej firmy?
Faktury będą trafiały do systemu KSeF
Dostęp do dokumentów będzie odbywał się przez wskazane narzędzia
Moment odbioru faktury w systemie będzie miał znaczenie dla terminu płatności
Konieczne będzie właściwe nadanie uprawnień i dostępów w firmie
Brak przygotowania może oznaczać chaos w obiegu dokumentów, opóźnienia w płatnościach i problemy organizacyjne.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Rekomendujemy wykonanie kilku kluczowych kroków:
1
Analiza obecnego procesu fakturowania
Sprawdź, jak dziś wygląda odbieranie i wystawianie faktur w Twojej firmie – kto je odbiera, gdzie są archiwizowane, jak trafiają do księgowości.
2
Weryfikacja programu księgowego
Upewnij się, że dostawca oprogramowania wdrożył aktualizację umożliwiającą obsługę KSeF.
3
Wybór metody logowania i nadanie uprawnień
Do systemu można zalogować się m.in. przez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany. Warto wcześniej określić, kto w firmie będzie korzystał z systemu i nadać odpowiednie uprawnienia.
4
Złożenie ZAW-FA (jeśli wymagane)
Jeżeli firma działa w innej formie niż jednoosobowa działalność gospodarcza i nie posiada pieczęci kwalifikowanej – konieczne będzie złożenie formularza ZAW-FA do właściwego urzędu skarbowego.
Jak odebrać fakturę w KSeF?
Instrukcja krok po kroku:
Wybierz narzędzie do odbierania faktur
Od 1 lutego możesz odebrać faktury w KSeF przy użyciu bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Do wyboru masz Aplikację Podatnika KSeF dostępną na stronie ksef.podatki.gov.pl, Aplikację Mobilną KSeF do pobrania na telefon oraz narzędzie e-mikrofirma dostępne przez e-Urząd Skarbowy.
Zaloguj się do systemu KSeF
Wejdź na stronę ksef.podatki.gov.pl lub zaloguj się przez swój program księgowy, jeżeli jest on zintegrowany z KSeF. Następnie zaloguj się, korzystając z jednej z dostępnych metod, czyli Profilu Zaufanego albo podpisu kwalifikowanego.
Uzyskaj dostęp do KSeF
Jeżeli posiadasz NIP, masz już podstawowe uprawnienia do korzystania z KSeF. Jeżeli jednak nie prowadzisz jednoosobowej działalności gospodarczej, działasz w innej formie organizacyjnej i nie posiadasz pieczęci kwalifikowanej, musisz złożyć formularz ZAW-FA w urzędzie skarbowym, aby uzyskać dostęp do systemu.
Wyszukaj fakturę w swoim narzędziu
Po zalogowaniu się do wybranego bezpłatnego narzędzia Ministerstwa Finansów przejdź do zakładki „Lista Faktur”. Znajdziesz tam wszystkie faktury wystawione dla Twojej firmy w KSeF. Pamiętaj, aby regularnie sprawdzać, czy nie otrzymałeś faktury od swojego kontrahenta, ponieważ ma to bezpośrednie znaczenie dla terminu płatności za fakturę
Pobierz, zapisz lub wydrukuj fakturę
Otrzymane faktury możesz pobrać, na przykład w formacie PDF, zapisać na telefonie lub komputerze albo wydrukować, jeśli są potrzebne do celów administracyjnych lub sądowych, takich jak rejestracja samochodu czy rozliczenie dotacji. Pobrane i wydrukowane faktury są automatycznie opatrzone kodem oraz numerem KSeF.
Dlaczego warto przygotować się wcześniej?
Wdrożenie KSeF to nie tylko formalność, ale realna zmiana w sposobie funkcjonowania obiegu dokumentów w firmie. Odpowiednie przygotowanie pozwala uporządkować procesy, zwiększyć kontrolę nad terminami płatności, zautomatyzować działania księgowe oraz ograniczyć ryzyko błędów w fakturowaniu. To także większe bezpieczeństwo przechowywania dokumentów i lepsza organizacja pracy całego zespołu. Firmy, które rozpoczną przygotowania z wyprzedzeniem, przejdą przez tę zmianę spokojnie, bez chaosu i bez przestojów operacyjnych.
Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF?
Jeśli masz wątpliwości dotyczące konfiguracji systemów księgowych, nadawania odpowiednich uprawnień, obowiązków formalnych czy organizacji procesu odbioru faktur, zapraszamy do kontaktu. Oferujemy wsparcie informacyjne i szkoleniowe, które pozwoli bezpiecznie i sprawnie przejść przez proces wdrożenia nowego systemu. Im wcześniej uporządkujesz swoje procesy i przygotujesz firmę do zmian, tym łatwiejsze i bardziej płynne będzie przejście na KSeF.
